Quem lida diariamente em uma ILPI sabe o quão precioso é o tempo, afinal, são milhares de tarefas para fazer, além é claro dos cuidados com os idosos.
Não apenas os gestores relatam que o dia precisaria ter mais de 24h, assim como os colaboradores.
A sensação é que sempre ficou uma coisa para o dia seguinte, e com o passar do tempo, o acúmulo de tarefas acaba impactando no próprio funcionamento da instituição.
É exatamente aqui que entra o sistema de gestão, que facilita a vida de todos, uma vez que permite centralizar todos os processos em um único lugar, o que gera otimização do tão precioso tempo.
Portanto, se você é gestor de uma ILPI e ainda está em dúvida se deve ou não implantar um sistema de gestão, confira tudo o que todos têm a ganhar ao invés de perder horas preenchendo fichas e formulários.
Qual a importância da gestão de tempo?
Para você entender a importância da gestão de tempo, vamos para a parte prática.
Você, enquanto gestor, já se viu passando horas e mais horas preenchendo e lançando prontuários médicos, ou até mesmo fazendo o controle de estoque?
Provavelmente, não conseguiu fazer tudo no mesmo dia, até porque precisa também supervisionar o andamento da ILPI, verificar se as tarefas foram cumpridas, ou seja, se tudo está funcionando corretamente.
Da mesma forma acontece com os colaboradores, que ficam tão perdidos em meio a tantos papéis que acabam não se dedicando como deveriam à sua função, que é cuidar dos pacientes.
Em ambos os casos, o que está faltando é gestão de tempo. E pensando nisso a longo prazo, os impactos na instituição podem ser enormes.
Portanto, é algo imprescindível, especialmente em ILPIs, otimizar o tempo de forma a cumprir todas as suas tarefas e ainda sobrar tempo. Ou melhor, otimizar seu tempo para que você e sua equipe se dediquem ao que realmente importa: o cuidado dos pacientes.
Como um sistema de gestão otimiza o seu tempo?
A partir do momento que um sistema de gestão centraliza em um só local todas as informações, você tem muito mais facilidade em encontrar o que procura, seja um prontuário de paciente, a medicação utilizada ou verificar se um determinado medicamento está acabando.
Assim, não há necessidade de recorrer a papéis ou de se deslocar para diferentes setores para coletar informações.
E a vantagem de um sistema de gestão não se limita apenas a isso. Confira outros benefícios quando se trata de otimizar seu tempo:
- Aumento de produtividade e eficiência: como todos os processos são automatizados, todos trabalham com muito mais tranquilidade e são muito mais produtivos;
- Antecipar-se aos problemas: ao ter um maior controle dos dados e dos processos, é possível antecipar-se aos problemas e, assim, tomar decisões mais assertivas, o que se traduz em ganho de tempo;
- Menos risco de retrabalho: como o trabalho é automatizado, menores são os erros manuais, logo, influencia diretamente no tempo;
- Agendas e calendários online: além de economia de papel, podem ser acessados de qualquer lugar, facilitando a organização e cumprimento das tarefas;
- Organizar arquivos: como todos os arquivos são organizados e armazenados em pasta, você não perde tempo ficando horas procurando um documento;
- Comunicação interna: muitas vezes, a comunicação interna ineficiente pode gerar perda de tempo. Com um software de gestão, seja com mensagens, e-mails ou quadro de avisos, possibilita-se otimizar o tempo da equipe.
Infelizmente, muitas instituições ainda não contam com sistemas de gestão, fazendo os profissionais perderem tempo com processos burocráticos, e não para o mais importante: os pacientes!
Isso significa que quanto mais tempo perdem com atividades meramente burocráticas, menos produzem.
Como escolher um sistema de gestão para sua ILPI?
Agora que você entendeu como um sistema de gestão pode otimizar seu tempo, como escolher o mais adequado para a sua ILPI?
Pode ser um pouco complicado escolher, afinal, existem dezenas de softwares de gestão.
Contudo, antes de iniciar a sua pesquisa, é importante determinar quais funcionalidade são necessárias para sua ILPI, entre as quais podemos destacar:
- Cadastro de pacientes;
- Prontuário eletrônico;
- Gestão de estoque;
- Gestão financeira;
- Segurança de dados dos pacientes e familiares;
- Assinatura digital;
- Prescrição de receitas;
- Acompanhamento do tratamento;
- Controle de entrada e saída.
Essas são só algumas das funcionalidades, porém, o mais importante é encontrar uma plataforma que facilite o dia a dia dos enfermeiros, cuidadores e gestores, o que agiliza o atendimento e proporciona mais segurança aos pacientes.
Apenas lembrando que quando você perceber que seus colaboradores estão exercendo tarefas não relacionadas à sua função, especialmente cuidando de questões burocráticas, é o momento de implantar um sistema de gestão.
O atendimento e cuidado de idosos é um tipo de trabalho que requer muita dedicação, e realmente fica difícil se os funcionários não estiverem 100% focados.
Ao reunir tudo isso em um só lugar, no caso um sistema de gestão, todos os processos serão otimizados, aumentando a produtividade de seus colaboradores, mais ganho de tempo e, o melhor de tudo, quem ganha são os pacientes e suas famílias!
